Exchange Server - Resources Kullanımı
Merhaba.
Bu konuda şirketinizde bulunan ortak kullanım alanları ve ortak kullanım için tahsis edilmiş çeşitli ekipmanların (şirket aracı gibi) çalışanlar tarafından kontrollü bir şekilde nasıl kullanılabileceklerini bir örnekle anlatacağım.
Örneğimizde toplantı odasının kullanımını ele alacağız. Toplantı yapılması istenilen tarih/saat aralıklarında toplantı odasının uygun olup olmadığı herkes tarafından görüntülenebilir olacak. Toplantı odasının uygunluğuna göre çalışanlar istedikleri tarih/saat aralığı için rezervasyon yapabilecekler.
Exchange Admin Center'a erişip sol taraftan recipients'a tıklayın ve ardından üstteki bar kısmından resources'a tıklayın.
+ simgesine tıklayın. Karşınıza gelen seçeneklerden Room mailbox'a tıklayın. (Equipment mailbox'ı ayrıca anlatmaya gerek duymuyorum. Şirket içinde kullanılan ortak ekipmanlar için equipment mailbox'lar oluşturabilirsiniz. Kullanım şekli room mailbox ile aynıdır.)
Room name kısmına toplantı odasının adını (özel bir adı varsa yazabilirsiniz) belirtin. Alias kısmına yazdığınız ifade mailbox adı olarak kullanılacak ve buraya girdiğiniz ifade ile Active Direcory Database'inde disabled account olacak şekilde yeni bir kullanıcı oluşturulacaktır.
İsterseniz toplantiodasi kullanıcısını bir OU içerisinde oluşturabilirsiniz. Alanı boş bıraktığım için kullanıcımız otomatik olarak users container'ı altında oluşturulacak. Database'imi belirtip ilerliyorum.
İlgili resource'umun özelliklerini belirlemek için kalem simgesine tıklıyorum.
Hesabı oluştururken general kısmındaki ayarları belirlemiştik. Bu özelliklerde değişiklik yapmayacağım.
Eğer toplantı odası uygunsa toplantıyı talep eden kişiye otomatik olarak onay verebilirsiniz. Ben onay işleminin Administrator isimli kullanıcıya sunulmasını sağlayacağım. Eğer şirketinizde toplantı odasıyla ilgilenen bir personel varsa (sekreter gibi) booking request kısmına ilgilenecek olan personelin mail adresini girebilirsiniz.
Booking options ile devam edelim.
Allow repeating meetings: Tekrarlanan toplantı taleplerine izin verir. Örneğin her hafta Cuma günü 17-18 saatleri aralığında haftalık değerlendirme toplantıları yapılacaksa tekrarlanan bir toplantı oluşturulabilir. Bu ayar aktif değilse tekrarlanan toplantı taleplerine izin verilmez.
Allow scheduling only working hours: Toplantıların yalnızca mesai saatleri içerisinde gerçekleşmesini istiyorsanız bu seçeneği aktif edebilirsiniz. Bu seçenek aktifse, toplantı odası için mesai saatleri dışında rezervasyon oluşturulmasına izin verilmez.
Always decline if the end date is beyond this limit: Toplantı odasının ne kadar süre revize edilebileceğiyle ilgili ayarları belirlemek için kullanılır. Örnekteki görselde en fazla 180 gün için plan yapılabileceği ve en fazla 24 saatlik toplantı oluşturulabileceği yazmaktadır. Toplantıyla ilgili toplantıyı oluşturan kişiye otomatik bir mail dönüşü yapılmasını istiyorsanız, gönderilecek mailin içeriğini If you want the meeting organizer to receive a reply, enter the text below alanına yazın.
Eğer şirketinizin birden çok şubesi varsa "toplantiodasi" gibi ortamlardan bahsederken hangi şubedeki toplantı odasından bahsettiğiniz tam olarak anlaşılamayacaksa, bu tür karışıklıkları önlemek için general ve contact information kısımlarındaki bilgileri doldurup kullanabilirsiniz.
Mail address kısmından mail dönüşleri için bir adres belirtebilirsiniz. Çoğu zaman bu kısmı değiştirmenize gerek yoktur.
Mailbox delegation ile toplantiodasi isimli mailbox'ı yönetecek personelleri belirleyebilirsiniz. Belirlediğiniz personeller sanki kendi mailbox'larına erişiyormuş gibi toplantiodasi isimli mailbox'a erişebilir, gelen kutusunu görebilir ve e-posta oluşturabilirler. Mailbox delegation'ı daha sonra detaylı olarak anlatacağım.
test1 kullanıcısıyla oturum açıp yeni bir takvim etkinliği oluşturacağım. Toplantıyı user2 ile gerçekleştireceğim. Etkinliği toplantı odasında 06.12.2021 tarihinde 13.30 - 14.00 saatleri arasında gerçekleştireceğiz.
Gerekli bilgileri doldurduktan sonra sol üstteki Gönder butonuna tıklıyorum.
user2 kullanıcısına gelen mail örneği aşağıdadır.
Booking delegates kısmında yaptığımız ayar nedeniyle aynı mail toplantı odasının uygunluğu ve onayı için Administrator kullanıcısına da iletildi.
Administrator kullanıcısının onayı, toplantı talebinde bulunan kullanıcıya aşağıdaki örnekteki gibi iletilecektir.
Artık toplantı odasının uygunluğu aşağıdaki gibi görüntülenecektir.
Sağ tarafta görüldüğü üzere 13.30-14.00 aralığı için "Toplantı" ismini taşıyan bir takvim etkinliği mevcut.